La planification est l'organisation dans le temps de la réalisation d'objectifs :

• dans un domaine,
• avec des objectifs,
• avec des moyens,
• et sur une durée (et des étapes) précise (s).

La caractéristique principale de la planification est la dimension temps. On peut aussi optimiser des éléments et des ressources sans utiliser la notion de "temps" ou de "durée". Optimiser le nombre de cartons dans un camion ne demande pas la dimension temps, a priori. La notion de planification est indissociable de la notion de temps.

Fréquemment ébauchée par une todo list, elle se concrétise ensuite par un plan répondant de façon détaillée et concrète aux principaux aspects opérationnels du type QQOQCC : qui, quoi, où, lorsque, comment, combien.

Le plan peut faire partie d'une stratégie, celle-ci étant plus générale et permanente et moins détaillée. On parle cependant de planification stratégique quand une stratégie est spécifiquement concrète et précise.

Parmi les outils de planification, on trouve l'analyse (par exemple méthodes QQOQCCP, SWOT... ), la prévision, le budget, les scénarios (entre lesquels choisir), les probabilités, les solutions alternatives ou de repli (pour être préparé en cas d'obstacle lors de l'exécution du plan) etc.

Domaines d'applications

Généralement, une planification est faite pour anticiper les différentes actions liées à un projet. On peut par conséquent la retrouver :

• stratégie militaire, ex : : plan de bataille, plan de débarquement,
• management d'entreprise ou d'autre organisation, ex : plan marketing, plan informatique, plan de financement, et d'une façon plus générale plan d'affaire / plan d'entreprise.
• planification économique, ex : plan de développement, plan de redressement, plan d'austérité
• urbanisme, ex : plan d'urbanisation, schéma d'urbanisme
• et dans bien d'autres domaines d'activité (spectacle, sport, voyages... )

Dimensions d'une planification

La planification est la première étape de la roue de Deming. La planification :

• permet de gérer des ressources limitées
• relève en partie de la chance
• nécessite une prioritisation des tâches.

Une planification associée à un projet : "Outre la dimension principale qui est le temps (Lorsque), la planification prend forme selon ses autres dimensions que sont le périmètre des objectifs du projet (Quoi), les ressources (Qui), la manière et le chemin (Comment) et les obstacles envisageables (Risques) "^[1].

Techniques de planification

Tout le jeu d'une planification est d'optimiser ces quatre paramètres, sachant que

• les ressources sont limitées
• la durée doit être la plus courte envisageable
• le bénéficiaire du projet exigera toujours une qualité sans reproche
• le périmètre est quelquefois immuable

Découpage en tâches

Les différentes techniques de planification reposent toutes peu ou prou sur un découpage du projet en tâches élémentaires. Ces tâches sont ensuite ordonnancées, c'est-à-dire situées dans l'ordre logique de réalisation ou de fabrication (on doit plâtrer les murs d'une maison avant d'appliquer les peintures).

Ce sont ensuite ces différentes tâches qui font l'objet d'une planification. Il est par conséquent essentiel que le découpage soit le plus pertinent envisageable : on pourra se tromper sur l'estimation de la charge d'une tâche et sur sa planification avec une marge d'erreur plus ou moins grande, mais si une tâche a été «oubliée» lors du découpage, la marge d'erreur sera, là, de 100% !

Sur les différentes techniques de découpage d'un projet, voir l'article Gestion de projet.

Charge et délai

Une fois le découpage en tâches obtenu (il peut être réalisé de manière itérative) on procède :

• à l'estimation de la tâche : quelle en sera la charge, le délai, le coût,
• à la planification de la tâche : lorsque débute-t-elle, lorsque se termine-t-elle,
• à l'allocation des ressources : par qui est-elle réalisée, avec quels moyens.

L'estimation peut se faire, de manière complémentaire :

• en charge : combien de temps faut-il pour mener à bien cette tâche (par exemple, il faut 9 mois pour faire un bébé)
• en délai : si les ressources étaient quasi-illimitées mais utilisées de manière conventionnelle et usuelle, combien de temps s'écoulerait-il «raisonnablement» entre le début et la fin de la tâche (dans notre exemple, même si on disposait de nombreuses mamans, il faudrait toujours 9 mois pour faire un bébé).

Utilisation de fourchettes

Un planning se compose de tâches (le périmètre fonctionnel). Cette décomposition peut être réalisée récursivement pour obtenir des sous-tâches, qui prises en compte individuellement ont une durée de réalisation qui est connue ou envisageable. Pour garantir les risques de dépassement de planning, on va donner pour chacune de ces tâches

• une durée minimale (optimiste),
• une durée parfaite,
• une durée défavorable.

Ainsi, la durée globale prévue par la planification sera délimitée temporellement par ces trois types d'estimations.

Ces estimations peuvent ensuite être ajustées selon plusieurs étapes (dérivées de la méthode COCOMO pour COnstructiv COst MOdel)  :

• obtenir une cotation théorique du projet grâce à une métrique et une pondération selon la nature des tâches à réaliser et leur complexité
• adapter cette cotation théorique au contexte du projet avec une grille d'évaluation de critères multiplicateurs fournissant des cœfficients d'ajustement
• répartir la cotation ajustée sur les différentes phases du projet grâce à une série de ratios de ventilation.

Estimation des temps

L'estimation de la charge ou du délai d'une tâche n'est pas une science exacte et repose la majorité du temps sur l'expérience des planificateurs.

Cependant, quelques «lois» sont souvent observées :

• la loi de la chronobiologie : la durée de toute tâche planifiée aura une tendance naturelle à se rapprocher de l'échéance chronobiologique la plus proche et l'horloge chronobiologique est «discrète» et avance par à coups (les unités de temps chronobiologique sont la journée, la semaine, la saison (congés), l'année). Illustrations : tout travail prévu pour 3 jours prendra une semaine, inutile de planifier une étude de 8 jours : le travail sera fini le vendredi suivant, tout lancement prévu en mai se fera pendant l'été, etc.
• le syndrome de l'échéance : une échéance officielle, prévue et annoncée, organisée suffisamment longtemps à l'avance, peut se transformer en échéance biologique pour les acteurs du projet et peut par conséquent, en conséquence, être respectée. Mais le stress doit être suffisant pour vaincre les tendances biologiques internes, avec un caractère officiel (réunion de validation, ... ), public (réunion avec des tiers, présentation de résultats, ... ), inévitable (objet concret à produire, dossier, démonstration, ... ), et enfin, irréversible : les convocations sont parties depuis longtemps...
• la théorie CQFD, ou C'est Presque Fini Demain : toute tâche commencée atteint un niveau d'avancement de 90% à peu près, bien plus rapidement que prévu... mais s'y stabilise bien plus longtemps que prévu. Pour contrer cette dérive, un autre extrême (utilisé dans de très gros projets) consiste à mesurer l'avancement des tâches de façon binaire : finie / pas finie.

Allocation des ressources

Toute planification élaborée avec ces différentes techniques ou méthodes (fréquemment utilisées conjointement) doit être vérifiée sous un autre aspect : le taux d'occupation des ressources.

Pour ce faire, on traduit le planning général du projet en tout autant de plannings détaillés individuels que de ressources affectées sur le projet, ces plannings individuels permettent de vérifier un certain nombre de contraintes d'organisation du projet :

• les ruptures de charge : les personnes affectées sont-elles occupées à 100% durant tout le temps où on a besoin d'elles ? (voir lissage et nivellement avec la méthode PERT)
• le taux de charge : certaines ressources ne sont peut-être pas utilisables à 100% de leur temps (réunions extérieures, fonctions de support, affectations partielles, ... )
• la montée en charge progressive : l'arrivée et la mobilisation des effectifs sur le projet doit suivre une courbe «en cloche» pour favoriser la gestion des ressources humaines (intégration dans les équipes, formation ou apprentissage, ... ).

Quand le besoin d'une ressource, partagée entre plusieurs tâches, est supérieur à la ressource disponible, il est indispensable de lisser l'utilisation de cette ressource. Cela surtout en utilisant la marge des tâches non critiques (voir concepts de marges, tâches critiques et tâches non critiques dans PERT)

Voici quelques solutions :

• Considérer que la contrainte n'en est pas une, en allouant ponctuellement de la ressource supplémentaire (travail intérimaire, location de matériel... )
• Séquencer l'utilisation de la ressource : l'allouer en premier lieu aux tâches prioritaires (tâches critiques), puis après réalisation de celles-ci aux autres tâches.
• Allouer moins de ressource aux tâches non critiques et étaler la réalisation de celles-ci sur plus de temps.
• Combiner les précédentes solutions, par exemple :

1. allouer la ressource indispensable à la réalisation des tâches critiques,
2. au cours de la réalisation des tâches critiques, allouer la ressource résiduelle aux tâches non critiques,
3. après réalisation des tâches critiques allouer toute la ressource aux tâches non critiques.

• ...

Certaines tâches originellement non critiques peuvent alors devenir critiques.

Différents types de plannings

Plannings dynamiques

Il permettent de visualiser des prévisions et de suivre leur réalisation, les informations utilisées sont variables.

Le planning à gouttières

C'est un panneau qui comporte des gouttières plus ou moins profondes conçues pour recevoir des bandelettes de longueur variable.

Il possède une partie pour mettre des fiches à épaules (fiche en T), une partie comportant l'échelle du temps en haut et un indicateur mobile pour repérer la date.

Il est utilisé pour contrôler des absences du personnel, les congés payés, l'avancement de travaux ou la création d'un produit etc.

Le planning à fond perforé ou à fils

En partie gauche on place fréquemment des fiches à épaules (fiche en T). A chaque fiche correspond une ligne de perforations pour les prévisions et une autre pour les réalisations. Un fil élastique partant du bord gauche et tiré jusqu'à la position voulue sert à visualiser l'information.

On l'utilise pour surveiller les stocks, les livraisons, la réalisation de travaux etc.

Le planning magnétique

C'est un panneau métallique quadrillé sur lequel on pose des éléments magnétiques de formes et de couleurs variées.

On l'utilise pour visualiser l'occupation de locaux, l'entretien du matériel etc.

Plannings statiques

Ils visualisent un état ou une situation à un moment donné, les informations sont figées.

Le planning pour fiches à épaules

Ce panneau est constitué de bandes verticales métalliques en plastiques positionnées les unes à côté des autres. Ces bandes comportent des fentes dans lesquelles on place des fiches à épaules (fiches en T).

On l'utilise pour les emplois du temps, pour les réservations de locaux ou de véhicules etc.

Le planning électronique

Aujourd'hui l'écran informatique a remplacé les plannings muraux. Il existe de nombreux logiciels de planification. Le plus commun à défaut d'être le plus performant est Microsoft Project.

Un peu d'humour

• loi de Weinberg : pour savoir combien de temps ça prend pour réaliser un travail, faites votre estimation la plus fiable, ajoutez un, multipliez par deux, et arrondissez à la dizaine supérieure.
• loi de Golub n^o 8 : un projet mal planifié prendra trois fois plus de temps que prévu pour son achèvement ; un projet soigneusement planifié prendra uniquement deux fois le temps prévu.
• loi de Murphy : S'il existe une façon de faire planter un dispositif, alors ce dispositif plantera tôt ou tard.
• Loi de Hofstadter (Loi de glissement de planning).
• Loi de Parkinson

Heuristiques utilisées en Génie logiciel

• COCOMO
• Points de Fonctions
• Base de Connaissance constituée de métriques sur des développements antérieurs et semblables

Planification économique en politique

La planification économique (ou économie planifiée) est un essai de rationalisation des projets économiques d'un pays censé répondre à l'idéal d'une idéale coordination donnant la possibilité de la satisfaction de tous.

Ses exigences en termes d'information (le planificateur doit littéralement tout connaître) et de contrôle (une fois le plan conçu, il doit être appliqué et suivi par la totalité des acteurs) correspondait surtout aux approches centralisatrices, qu'il s'agisse du jacobinisme ou du socialisme collectiviste «à la française»

La méthode, originellement militaire et industrielle, a par conséquent quelquefois été étendue à la société tout entière dans la première moitié du XX^e siècle et jusqu'aux années 1980. À l'époque, les avantages «évidents» en termes de coordination et par conséquent de réduction du gaspillage et des conflits faisaient penser que le modèle libéral était épuisé et que le modèle planifié (capitalisme soumis à la planification incitative ou fordisme d'un côté, Gosplan de l'autre) l'emporterait.

La planification "pure" a disparu avec la régression du dispositif soviétique à l'Est et le passage du fordisme vers le néolibéralisme à l'Ouest .

Planification en intelligence artificielle

Voir l'article détaillé : Planification en intelligence artificielle

La planification est une discipline de l'intelligence artificielle qui vise le développement d'algorithmes produisant une liste de tâches à accomplir pour résoudre un problème donné. Les logiciels de planification qui incorporent ces algorithmes s'appellent planificateurs. Classiquement, un planificateur prend trois entrées définissant ainsi le problème : une description de l'état d'origine de l'environnement, une description d'un but à atteindre, et un ensemble d'actions envisageables. Il peut alors en extraire une solution.

Notes et références

Voir aussi

Citations

Plans are nothing; planning is everything. – Dwight D. Eisenhower

Liens externes

• (fr) Fiche pdf sur les méthodes de planification

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