Un cahier des charges vise à définir simplement les «spécifications de base» d'un produit ou d'un service à réaliser.

Le cahier des charges prend des formes variables selon le type d'activité (production ou service récurrent, projet ponctuel, …), selon le domaine d'activité principal concerné et selon la culture d'entreprise.

Enjeux d'un cahier des charges

Outre les spécifications de base, le cahier des charges décrit surtout :

• les enjeux sous-jacents ;
• les objectifs généraux à atteindre, y compris le livrable principal ;
• les modalités éventuelles d'exécution (surtout coûts estimés a priori, délai, jalons, …), sans cependant imposer des solutions ;
• les critères d'évaluation du livrable et des autres objectifs ;
• les contraintes principales ;
• les exclusions.

Utilisation du cahier des charges

En interne, le cahier des charges permet de formaliser les besoins ainsi qu'à les expliquer aux divers acteurs pour s'assurer que n'importe qui est d'accord. Surtout, le cahier des charges sert à cadrer l'ou les missions des acteurs impliqués, et surtout celles du directeur de projet (côté maîtrise d'ouvrage) et/ou du chef de projet (côté maîtrise d'œuvre).

Le cahier des charges sert ensuite à sélectionner le prestataire ou soumissionnaire (dans le cas d'un appel d'offres), ainsi qu'à organiser la relation tout au long du projet.

Le cahier des charges est reconnu comme un référentiel partagé par le prestataire et l'équipe interne, et décliné dans les documents contractuels.

Vers l'externe, le cahier des charges est en outre un outil essentiel de communication du directeur de projet et/ou du chef de projet.

Le cahier des charges est un document contractuel entre le client et le prestataire/vendeur, mais il ne forme pas à lui seul le contrat commercial.

Le cahier des charges permet en outre de remplir l'obligation générale d'information du vendeur ou du prestataire vis-à-vis de son client (code de la consommation, Livre I^er, titre I^er, chapitre I^er).

Cahier des charges fonctionnel

La partie «expression du besoin» du cahier des charges est ensuite précisée, si besoin, dans un cahier des charges fonctionnel.

Partie technique d'un cahier des charges

La partie technique d'un Cahier des Charges doit se limiter à énumérer les contraintes techniques avérées.

Les contraintes de base sont économiques (les contraintes monétaires comme le budget de fonctionnement), environnementales (le caractère recyclable du produit, etc. ), humaines (par exemple, dans le cas d'un jouet pour enfant, il doit être léger, ne pas contenir de petites pièces, etc. ), industrielles (par exemple, il doit être fabriqué au Canada) et matérielles (par exemple, il doit spécifier les morceaux qui peuvent être remplacés, comme des piles, il doit préciser le recours à tel ou tel serveur d'applications, la plate-forme de déploiement).

L'erreur la plus courante est de confondre prédilections et contraintes. Ceci cause des incompréhensions et des remises en causes aussi tardives que dramatiques. Pour remédier à ce problème, on confie quelquefois la rédaction du cahier des charges à un non technicien et on cherche à apporter le même niveau de détail pour chaque besoin.

On peut aussi faire appel à un consultant «assistance à maîtrise d'ouvrage» (AMO) pour valider la cohérence du cahier des charges. Cela réduit énormément les risques…

Cahier des charges dans les marchés publics

En France

Les cahiers des charges des marchés passés selon une procédure formalisée déterminent les conditions dans lesquelles les marchés sont exécutés.

Ils comprennent des documents généraux et des documents spécifiques^[1] :

• Les documents généraux sont :
  • Les cahiers des clauses administratives générales, qui fixent les dispositions administratives applicables à une catégorie de marchés ;
  • Les cahiers des clauses techniques générales, qui fixent les dispositions techniques applicables à l'ensemble des prestations d'une même nature.

Ces documents sont acceptés par un arrêté du ministre chargé de l'économie et des ministres intéressés. La référence à ces documents n'est pas obligatoire.

• Les documents spécifiques sont :
  • Les cahiers des clauses techniques spécifiques, qui fixent les dispositions techniques nécessaires à l'exécution des prestations de chaque marché,
  • Les cahiers des clauses administratives spécifiques, qui fixent les dispositions administratives propres à chaque marché.

Dans les autres pays

Notes et références

Voir aussi

Bibliographie

• Michel Topper, Comment tenir un cahier des charges
• Alain Collignon & Joachim Schöpfel, Informatique documentaire : le cahier des charges sous l'ensemble des coutures [[1]]

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